Conduire un entretien de fonctionnement

Formateur(s)

GIELSDORF Samuel (SG CONSULT SRL)

Conduire un entretien de fonctionnement

Contexte

A l’instar des principes et vertus du “circuit court”, le personnel d’encadrement est, à tous les niveaux hiérarchiques, de plus en plus souvent amené à conduire lui-même, dans la plupart des cas avec le support des Ressources Humaines, les “entretiens de fonctionnement” des membres de son équipe.

Ces entretiens de fonctionnement ont déjà pris et continuent à prendre une place de plus en plus centrale dans la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

A une époque où les ressources qualitatives et dont les capacités (formation, expérience, soft-skills,…) répondent le plus adéquatement possible aux besoins actuels (et futurs) des entreprises se font (bien souvent) de plus en plus rares, attirer des talents reste un défi de taille… mais une fois intégrés, c’est les garder qui devient un défi d’une taille encore plus importante car au-delà des promesses du 1er jour, il s’agit d’inscrire la collaboration (et potentiellement son développement) dans la durée !

Les caractéristiques spécifiques du monde actuel viennent à leur tour rendre cet exercice encore plus complexe du fait e.a du changement permanent (VUCA), des particularités liées à “l’intergénérationnalité”, au “Monde de l’Offense” où chaque mot peut être pesé sur une balance de pharmacien et où chaque entretien de fonctionnement constitue un forum très impactant qui peut à la fois être porteur d’espoirs et de désespoirs tout comme de menaces et d’opportunités.

Il est donc essentiel de pouvoir donner à ces entretiens de fonctionnement le plus de Sens possible tant pour minimiser les coûts liés à la démotivation et, in fine, à la rotation du personnel que pour renforcer structurellement le potentiel d’agilité, de création de valeur ajoutée et d’attractivité de l’entreprise.

Objectifs

Une formation de terrain avec des “trucs & astuces” pratico-pratiques indispensables à toute forme de management en Puissance (ne pas devoir répéter 25X la même chose), en Respect (idées différentes, même respect) et en Élégance (faire grandir).

A l’issue de la formation, les participants disposeront (d’un éclairage sûr) des outils, techniques et “trucs & astuces” leur permettant dès le lendemain de :

• Développer une communication saine, structurée et durable avec chacun des candidats.
• Récolter des informations précieuses en termes de fonctionnement actuel et futur.
• Inspirer et faire adhérer plutôt que devoir forcer et contraindre.
• Anticiper la plupart des “mouvements migratoires” en matière d’évolution de carrière.
• Sortir de la logique malsaine “entretien = augmentation de salaire ou je pars”.
• Transformer l’inconfort de ce type d’entretien en un moment d’échange attendu.
• Prévoir les effets négatifs et développer les effets positifs, tant individuels que collectifs.
• Favoriser au sein de l’équipe un climat de travail positif et générateur de coopération.
• Et… permettre à chacun de (re)trouver sa place dans l’équipe et le Sens de son travail.
• Tout en renforçant le Sens de l’Entreprise en tant que modèle économique !

Public cible

Personnel d’encadrement : Directeurs – Responsables de site – B.U. – Division – Département – Transversaux – Chefs d’équipe – Managers – Team Leaders – …

Conditions d’accès

Accès exclusivement réservé à tout responsable d’équipe (actuel ou futur) ayant un pouvoir décisionnel réel sur ses “n-1” et en particulier sur l’organisation et les conditions de travail sur le terrain.

L’engagement de la ligne hiérarchique (Direction “n+2”) d’accepter l’exercice d’une certaine autonomie en termes de gestion de l’équipe du “n+1” par ce “n+1”, de le soutenir en cas de besoin et d’étudier d’éventuelles propositions de “changement” avancées par le participant et, le cas échéant, de les tester de manière objective.

Ne sont donc pas autorisés : formateurs, coachs, consultants, …

Contenu

Accueil des participants et points sur les spécificités de leurs attentes

Bref retour sur les piliers de la Communication
Sécuriser, calibrer et communiquer.
Les émotions “ça s’en va et ça revient”.

L’assertivité, condition de base pour mener un entretien
Exercice (individuel et confidentiel) pour identifier mes principales tendances.
Renforcer la puissance et surtout la bonne finalité de mes demandes.
Dire “non” sans (me) frustrer ni générer des inconforts supplémentaires.
Faire face à une rumeur et lui couper les ailes une bonne fois pour toutes !

Après les prérequis, entrons dans le vif du sujet.
GPEC : Le principe et les conditions de “migration” vers d’autres tâches / fonction.
Un entretien de fonctionnement : une évaluation, un assessment ou autre chose.

• ça se passe quand ?
• comment ?
• c’est pour qui ?
• pour mesurer quoi ?
• dans quel but ?

Le feedback, les bonnes et les mauvaises nouvelles et…. les mots à éviter.
Ecouter pour comprendre avant de juger : les 10 clés d’or !

L’entretien de fonctionnement à proprement parler
Topo sur les conditions de forme : l’organisation et la tenue de l’entretien.
Topo sur le fond : fiche de fonction, objectifs (4 savoirs) et principales questions.
Attentes (mutuelles !) : objectifs, délivrables, chiffres et résultats.

Après l’entretien, on fait quoi ?
En regard du niveau d’autonomie : organisation des suivis et contrôles.
Quel rapport entre l’entretien de fonctionnement et la politique salariale ?
Comment faire évoluer quelqu’un, le faire sortir de sa zone de confort ?
Gérer un désaccord et débloquer “une crise”, vite et constructivement.
PAP (Plan d’Action Personnel) et savoir s’arrêter et célébrer.

Récapitulatif de la journée – Questions / Réponses
Conclusions générales.
Questions – Réponses : révisions / approfondissements.
“Free Ride” sur d’autres considérations d’organisation, de motivation, de sanction…

Méthodes pédagogiques

L’objectif pédagogique pour chaque participant est triple :
– Passer un moment qualitatif entre participants et en garder de bons souvenirs.
– Intégrer des techniques utiles dans le quotidien relationnel et de cohésion d’équipe.
– Passer d’un mental “je dois” à un mental “je veux”.

C’est pour ces raisons que la formation trouve ses fondements sur :
La mise en sécurité psychologique des participants, condition sine qua non.
Peu de concepts, surtout des outils de terrain qui ont fait leurs preuves dans la pratique.
Une méthode participative visant, sur base de moments de réflexions individuels, par groupes et collectifs, à établir les bases d’une cohésion d’équipe sincère et durable.

La bonne compréhension et l’intégration à long terme des outils par :
– des partages d’expériences : succès, échecs, anecdotes, leçons tirées,…
– la co-construction des outils (buy-in), des exercices et des mises en situation.
– l’observation et l’identification des impacts collatéraux, avec supports visuels.
– la mise en regard “des techniques” (hard-skills) et des “attitudes” (soft-skills).
– l’usage de l’humour et du principe qui veut que “qui peut le plus peut le moins”.

Moyens d’évaluation

L’évaluation continue est essentielle. Elle est assurée par un feedback périodique, des récapitulatifs par les participants, des contrôles et des challenges réguliers (individuels et collectifs) ainsi que par l’établissement, par les participants, des correspondances entre les inconforts relationnels soulevés en ouverture de formation et les apprentissages proposés.