Formateur(s)
Rédiger un rapport d’audit
Contexte
Le rapport d’audit doit être utilisable, d’une part, par la direction qui doit pouvoir se forger une opinion générale et, d’autre part, par les audités qui doivent comprendre les manquements et surtout les pistes à suivre pour y remédier.
Il conviendra de vérifier l’achèvement et l’efficacité des actions entreprises.
Cette vérification pourra faire partie intégrante d’un nouvel audit ultérieur.
Objectifs
Il s’agit de faire acquérir aux auditeurs les techniques et les réflexes pour rendre leurs rapports d’audit précis, lisibles, digestes et efficaces.
Durant cette formation, ils apprendront à vulgariser la manière de présenter leurs observations pour les rendre accessibles et compréhensibles à la cible à laquelle ils s’adressent.
Ils apprendront à concevoir la rédaction de l’écrit avec un objectif de fluidité, d’efficacité, d’utilité pour celui qui le lit.
Le rapport doit servir à quelque chose, il doit faire passer ses messages.
Pour cela, il doit être lisible, cohérent, bien structuré et compréhensible.
Public cible
Les auditeurs.
Formation non conseillée aux personnes ayant suivi précédemment la formation “Rédiger des Procédures” (redites).
Conditions d’accès
Aucun prérequis n’est nécessaire quant aux aptitudes rédactionnelles. Par contre, cette formation exige un engagement des participants à faire parvenir à l’animateur, deux semaines avant la formation au minimum un exemplaire de rapport d’audit qu’ils sont amenés à rédiger régulièrement.
Cette manière de procéder garantit l’efficacité de la formation qui est préparée “à la carte” de manière pointue et en fonction des besoins des participants.
Le formateur s’engage à ne pas communiquer à des tiers ces données confidentielles transmises par les participants (Ce dernier l’a fait au travers d’une charte signée au CQHN).
Équipement requis
Cette formation ne nécessite aucun matériel particulier.
Contenu
Durant la formation, les auditeurs apprendront successivement à réaliser les démarches suivantes :
Identifier les objectifs poursuivis
Pourquoi écrit-on ? Que veut-on ? Quel est le résultat escompté ?
L’objectif du rapport d’audit est de fournir des preuves tangibles et objectives concernant la mise en place et l’efficacité du système de management.
Identifier la cible
Quel est son profil, son mode de raisonnement, son langage ? Qui va lire le rapport d’audit ?
Qui va s’en servir ? Comment ?
Que peut-on mettre en place pour lui faciliter la tâche et optimaliser l’efficacité de l’audit ?
Identifier les difficultés
Quelles sont les conséquences d’un travail mal fait ?
Comment éliminer ces difficultés, ces risques ? Impact et retombées.
Développer son esprit de synthèse, mesurer l’importance des détails utiles
Comment élaguer les informations pour ne garder que celles qui seront utiles à la bonne compréhension.
Structurer l’information
Comment élaborer une structure qui stimule la lecture du contenu ?
Clarifier et rédiger les objectifs ainsi que le champ de l’audit
L’identification des unités organisationnelles et fonctionnelles ou des processus audités, emplacement sur le document.
Identifier les auditeurs et les audités
Emplacement sur le document.
Inclure les dates et lieux où les activités d’audit ont été réalisées et leur emplacement sur le document.
Préciser les critères d’audit
Les clarifier et les mettre en évidence.
Rédiger des titres
Comment rédiger des titres qui forcent la lecture du paragraphe ou du chapitre ?
Le choix des mots et leur agencement.
Rédaction des constatations d’audit et les preuves associées :
- Rédiger des paragraphes.
- Rédiger une introduction.
- Rédiger une conclusion, une synthèse :
- Comment rédiger une conclusion efficace ?
- Le rapport doit mener à des actions correctives, préventives ou d’amélioration dans des délais convenus.
Méthodes pédagogiques
Alternance de théorie, de réflexion en groupe et d’exercices évolutifs.
Travail sur des extraits de rapports envoyés par les participants. Cette analyse permet de mettre en évidence les aspects positifs, ce qui doit être amélioré et comment le faire.
Cette démarche se fait sous forme d’échanges avec les participants et sous forme d’exercices pratiques.
Matériel
L’apport théorique est dispensé sous forme d’un diaporama largement commenté.
Syllabus
Une synthèse des notes de cours sera remise aux participants.
Moyens d’évaluation
Vérification continue pendant la formation : exercices de mise en pratique sur des cas spécifiques des participants.
Attestation
Une attestation de participation sera envoyée par email :
- après la formation ;
- si vous y avez participé intégralement ;
- et après paiement de la facture qui y est relative.
Subsides et interventions
Chèques formation région wallonne
Cette formation est agréée dans le cadre des chèques formation de la région wallonne (7 chèques sont nécessaires).
Agréée ALIMENTO
Les entreprises des Commissions Paritaires 118 et 220 (Alimentaire) peuvent récupérer une partie des coûts de cette formation via ALIMENTO (150 EUR par jour et par participant avec un maximum de 450 EUR par jour).
